MZ-Protokoll ist eine Desktop-Anwendung für strukturierte Meeting-Protokolle. Statt der klassischen Word-Tabelle, die sich im Verlauf eines Projekts zwangsläufig verformt, liefert MZ-Protokoll ein klares Typensystem für Einträge, eine saubere Teilnehmerverwaltung und ein stabiles Markdown-Format - mit druckfertigem PDF-Export auf Tastendruck.

Geschrieben in Rust, gebaut mit egui/eframe. Läuft nativ unter Linux, macOS und Windows. Kein Server, keine Cloud, keine Telemetrie - alle Daten bleiben lokal. Der Quellcode ist offen und liegt auf Github.

Primäres Entwicklungs- und Zielsystem ist Omarchy Linux - eine Arch-Linux-Distribution mit Hyprland als Fenstermanager. Dort übernimmt die Anwendung die Systemfarben automatisch aus der colors.toml des aktiven Omarchy-Themes. Unter Windows, macOS und anderen Linux-Distributionen ist der Funktionsumfang identisch - lediglich die automatische Systemfarben-Integration entfällt.

Hauptoberfläche von MZ-Protokoll mit Kopfdaten, Teilnehmerverwaltung und Eintrags-Tabelle
Abb. 01 - Die Hauptoberfläche mit Kopfdaten, Teilnehmerverwaltung und Beginn der Eintrags-Tabelle.

Was ein Protokoll braucht.

Ein strukturiertes Meeting-Protokoll besteht aus mehr als Stichpunkten. MZ-Protokoll erfasst alle relevanten Kopfdaten:

  • Projekt, Titel, Datum und Ort des Meetings.
  • Protokollführer mit Name und Kürzel.
  • Teilnehmerliste und Personen, die das Protokoll zur Kenntnis erhalten.
  • Freitext zur Beschreibung des Meetings.
  • Status [Entwurf oder Freigegeben] und Klassifizierungsstufe.

Kürzel werden automatisch aus den Anfangsbuchstaben des Namens gebildet und können manuell überschrieben werden. Das Protokollführer-Kürzel erscheint im PDF-Export in der Fußzeile.

Die Eintrags-Tabelle.

Der Kern der App ist eine strukturierte Tabelle. Jede Zeile hat einen Typ, und der Typ bestimmt, welche Felder aktiv sind:

  • Agenda - Tagesordnungspunkt mit Notiz.
  • Info - Sachstandsmitteilung ohne Handlungsbedarf.
  • Entscheidung - Getroffene Entscheidung, dokumentiert.
  • Idee - Festgehaltener Gedanke ohne Verbindlichkeit.
  • Todo - Aufgabe mit Verantwortlichem [Kürzel] und Fälligkeitsdatum.
  • Fertig - Erledigte Aufgabe aus einem Vorgängerprotokoll.
  • Abgebrochen - Verworfen, aber dokumentiert.

Bei Todo-Einträgen sind Kürzel und Fälligkeitsdatum editierbar; die Kürzel-Auswahl zeigt alle bekannten Teilnehmer. Zeilen lassen sich verschieben und löschen. Die Cursor-Navigation zwischen Notizfeldern funktioniert mit den Pfeiltasten.

Vollständige Eintrags-Tabelle mit Agenda-, Info-, Entscheidungs-, Todo- und Fertig-Einträgen
Abb. 02 - Die vollständige Eintrags-Tabelle mit allen Eintragstypen in der Übersicht.

Das Dateiformat.

Gespeichert wird als Markdown - eine reine Textdatei, die sich in jedem Editor öffnen lässt, per Git versionieren lässt und in zehn Jahren noch lesbar ist. Das Format ist abschnittsbasiert und vollständig round-trip-fähig: Laden, Bearbeiten, Speichern funktioniert ohne Datenverlust.

# Kickoff Q3-Planung

**Datum:** Montag, 05.05.2026 | **Ort:** Berlin, Raum 3

## Protokollführer

Marcel Zimmer [MZ]

## Einträge

| Punkt | Art | Notiz | Kümmerer | Bis |
|-------|-----|-------|----------|-----|
| Budgetrahmen | ENTSCHEIDUNG | Genehmigt mit 80.000 € | | |
| | TODO | Angebot einholen | MZ | 15.05.2026 |

Markdown-Links in Notizfeldern werden beim PDF-Export als nummeriertes Linkverzeichnis ans Ende des Dokuments gesetzt, da PDF keine Hyperlinks auf diese Weise unterstützt.

Der PDF-Export.

Das PDF ist druckfertig: strukturierte Tabelle, Kopfdaten, Teilnehmerliste, Fußzeile mit Seitenzahlen. Da das verwendete Framework genpdf die Gesamtseitenzahl erst nach dem Rendern kennt, wird der Inhalt intern zweimal gerendert - einmal zum Zählen, einmal zum Schreiben. Der Benutzer bemerkt davon nichts.

Todo-Zeilen werden im PDF grau hinterlegt, um sie visuell von Informationszeilen zu trennen. Die Fußzeile enthält links „MZ-Protokoll", mittig das Druckdatum und rechts „Seite X von Y".

PDF-Export von MZ-Protokoll mit strukturierter Tabelle, Kopfdaten und Teilnehmerliste
Abb. 03 - PDF-Export: druckfertige Ausgabe mit Kopfdaten, Teilnehmerliste und strukturierter Eintrags-Tabelle.

Datei-Dialoge und Tastenkombinationen.

Native Datei-Dialoge [rfd] laufen in eigenen Threads, damit die Oberfläche während der Auswahl nicht einfriert. Die Kommunikation erfolgt über einen mpsc-Kanal; im nächsten Frame wird das Ergebnis verarbeitet.

Die wichtigsten Tastenkombinationen:

  • Strg+N - Neues Protokoll.
  • Strg+O - Markdown-Datei öffnen.
  • Strg+S - Als Markdown speichern.
  • Strg+P - PDF erzeugen.
  • Strg+T - Theme wechseln.
  • Strg+Q - Beenden mit Bestätigungsdialog.

Themes.

Drei Farbschemata stehen zur Auswahl: Hell, Dunkel und Omarchy. Das Omarchy-Theme liest die Farben aus ~/.config/omarchy/current/theme/colors.toml und erscheint nur im Zyklus, wenn diese Datei vorhanden ist.

MZ-Protokoll im Omarchy-Theme mit automatisch übernommenen Systemfarben
Abb. 04 - MZ-Protokoll im Omarchy-Theme. Die Farben werden automatisch aus der Systemkonfiguration übernommen.

Schriftarten und Systemintegration.

egui lädt Systemschriften zur Laufzeit; es werden keine Schriften eingebettet. Unter Linux werden Liberation Sans, Noto Sans oder DejaVu Sans gesucht. Unter Windows greift die App auf Arial, Segoe UI und Calibri zurück, unter macOS auf Arial und Verdana. Die gleichen Schriften werden für den PDF-Export verwendet.

Arch Linux / Omarchy

Auf Omarchy Linux sind alle Abhängigkeiten außer Rust bereits vorhanden. Für Minimal-Arch-Installationen werden base-devel, pkg-config, gtk3 und libxkbcommon benötigt. Ein PKGBUILD für das AUR und ein install.sh-Skript für die benutzerweite Installation liegen im Repository.

MIT-Lizenz.

Der Code steht unter MIT-Lizenz. Freie Nutzung, freie Änderung, freie Weitergabe - auch kommerziell. Haftung, Gewährleistung und Support-Pflicht sind ausgeschlossen. Wer die Anwendung produktiv einsetzt, prüft und passt den Quellcode bei Bedarf selbst an.

Fazit.

MZ-Protokoll macht aus einer improvisierten Word-Datei ein verlässliches Arbeitsinstrument: klares Eintrags-Typensystem, durchgängige Tastaturbedienung, offenes Markdown-Format und ein druckfertiges PDF auf Knopfdruck. Alle Daten bleiben lokal, das Dateiformat ist in zehn Jahren noch lesbar.

Alle Dateien auf GitHub:

Entwicklungsumgebung mit MZ-Protokoll Quellcode in Neovim und Repository-Übersicht im Terminal
Abb. 05 - Entwicklungsumgebung: Rust-Quellcode in Neovim neben der Repository-Übersicht, Framework13 unter Omarchy Linux.